Communicatieplan

Niet elk probleem is met een communicatieplan op te lossen. Maak daarom onderscheid tussen bredere organisatieproblemen (bijvoorbeeld ‘onvoldoende opbrengsten kerkbijdrage’ en communicatieproblemen (bijvoorbeeld: ‘onze teksten worden niet gelezen’).

Wat moet er worden bereikt qua communicatie? Denk aan gewenste veranderingen op het gebied van kennis, houding en gedrag. Bijvoorbeeld: “Binnen 1 maand alle parochiekernen op de hoogte van..”(kennis) of “2 jongeren betrekken die meedenken over jongerenpagina” (houding). Een hulpmiddel om communicatiedoelen te bepalen is de Trap van Quirke (afbeelding). In de regel geldt: hoe hoger de communicatieambitie (ofwel verandernoodzaak), hoe interactiever – en dat is meestal persoonlijker – de vorm van communicatie moet zijn om de gewenste verandering te bereiken.

Je kunt ook denken in termen van meebeslissen, meedenken, meeweten en meedoen. Per doelgroep en stakeholder kan dit anders zijn. Zorg dat je duidelijk bent in wat je van mensen vraagt en dat je consistent bent (vraag niet de ene keer veel tijd, terwijl je dezelfde groep de andere keer niet informeert). Realiseer je dat tijd die mensen investeren in verhouding moet staan tot de mate van invloed die je ze geeft.

Formuleer doelstellingen altijd ‘SMART’ (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Een laatste punt om rekening mee te houden is dat communicatie op en tussen verschillende niveau’s plaatsvindt.

Formuleer per doelgroep een kernboodschap. Dit is een kernachtige verwoording van wat je wilt overbrengen, zoals: “Vrijwilligerswerk geeft je voldoening” of “Ik iets minder, zij iets meer”.

Een goede oefening kan zijn om het belang van diaconie nu eens uit te leggen aan:

• jezelf
• een medeparochiaan;
• je buurman,
• een dakloze
• de burgemeester

blijkt dat bij iedere persoon een andere formulering nodig.

Let op: Als je boodschap een rommeltje is, komt het niet over. Bij data-analyse wordt dit verschijnsel ‘gigo’, ofwel ‘garbage in – garbage out’ genoemd. Je boodschap kan op veel manieren een rommeltje zijn:

• Taalkundig;
• Bij een interview van de hak op de tak springen, dan weer over het ene schrijven dan weer over het andere;

Herhaling en consistentie zijn belangrijk. Als organisatie ben je net als een persoon iemand met een identiteit, waar je aan herkend kunt worden, met een eigen stijl én stokpaardjes.

De communicatienoodzaak is het uitgangspunt. Daarom bereken je de kosten aan het einde van het plan. Is het budget te hoog? Kijk dan opnieuw naar je communicatiedoelstellingen.

• CASI 3.0 Campagne Strategie Instrument Aanbevolen!
• Interne communicatie: Conferentiemodel Van den Berge e.a
• Timemanagement om persoonlijke effectiviteit te vergroten