Op woensdag 11 juli organiseerde het Bisdom Breda een bijeenkomst voor parochies en PCI’s over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vicaris Paul Verbeek heet de ruim 80 deelnemers welkom op Centrum Bovendonk in Hoeven. Hij benadrukt hoe belangrijk de invoering van de AVG is voor parochies en PCI’s. Daarna schetst econoom Marianne Aarts de landelijke gesprekken over de AVG. Daarbij werd ook het reglement bescherming persoonsgegevens uit 2006 betrokken, waarvan inmiddels een nieuwe versie is gepubliceerd (10 mei 2018). De economen en de kerkjuristen van het Secretariaat van de R.-K. Kerk (SRKK) zijn zo praktisch mogelijk aan de slag gegaan met de implementatie van de AVG. Dat resulteerde onder meer in een set handleidingen op rkkerk.nl/avg.
Kernbegrippen uit de AVG
Jos de Kreek is medewerker projecten en interne automatisering van het bisdom. Hij gaat in op kernbegrippen uit de AVG. “Ga bij verzamelen van persoonsgegevens na welke gegevens je wil vastleggen en met welk doel,” geeft hij aan. “Vraag je af of je het recht hebt om die gegevens vast te leggen, of je de gegevens verspreidt naar anderen en wanneer je ze mag of moet verwijderen.” Aan bod komen termen als doelbinding en minimale gegevensverwerking, alsook integriteit en vertrouwelijkheid. “Personen hebben onder de AVG recht op informatie en inzage, correctie en verwijdering. Ook kunnen ze hun toestemming om persoonsgegevens te verwerken intrekken.” Jos sluit af met enkele vuistregels: “Verzamel niet meer dan je nodig hebt en gebruik gegevens alleen voor het doel waarvoor je ze verzameld hebt. Hoe groter de groep waarmee je persoonsgegevens deelt, hoe voorzichtiger je moet zijn. Zorg voor expliciete toestemming van mensen en heb bijzondere aandacht voor de verwerking van persoonsgegevens van kinderen tot en met 15 jaar.”
Praktische handleidingen
Communicatieregisseur Daphne van Roosendaal vertelt daarna over de AVG en de parochiewebsite, digitale nieuwsbrieven, het parochieblad en huis-aan-huisbladen. “De praktische handleidingen voor R.-K. Parochies geven aan dat je geen persoonsgegevens mag delen zonder toestemming. Een foto waar iemand herkenbaar op staat, is een persoonsgegeven. ‘Herkenbaar’ wil zeggen bij een normale, niet onevenredig grote inspanning. En bij kinderen tot en met 15 jaar is schriftelijke toestemming van de ouders nodig.” Ze geeft aan dat er sprake kan zijn van een ‘journalistieke uitzondering’ als het gaat om uitingen van algemeen maatschappelijk belang in journalistieke vorm. Dat kan bijvoorbeeld een processie zijn, of een openluchtmis. “Denk erover na en maak een heldere afweging, zodat je aantoonbaar zorgvuldig bent.”
Die zorgvuldigheid krijgt zijn beslag in een privacyreglement dat parochies en PCI’s vaststellen. Hiervoor is landelijk een model beschikbaar. Ook is er een model voor een korte privacyverklaring. Deze is nodig, omdat je alleen persoonsgegevens mag vastleggen en bewaren als je duidelijk aangeeft aan betrokkenen waarom dit gebeurt en onder welke voorwaarden.
Na de pauze gaat Sophie van den Boom (kanselarij) in op vragen die voor de bijeenkomst werden ingediend. Parochies stelden onder meer vragen over misintenties. “Bidden voor de intenties van de parochiegemeenschap mag nog steeds,” legt Sophie uit. “Er is een gerechtvaardigd belang van de parochie.” De AVG gaat over levende personen. Voor de publicatie van misintenties met de namen van overledenen is daarom geen toestemming nodig. Voor de publicatie van misintenties met namen van levende personen wel.
Mogen wij…?
Een van de vragen in het gesprek daarna is of je gegevens van nabestaanden mag delen met de vrijwilligers van de contactgroep. Sophie legt uit dat dit mag, als je dit vooraf aan de nabestaanden hebt gevraagd en hen er dus over informeert. Een andere vraag is of je als parochie dopelingen later mag aanschrijven met een uitnodiging voor de eerste heilige Communie. De parochie mag contact onderhouden met parochianen. Er is een gerechtvaardigd belang om kinderen uit te nodigen voor de sacramenten. En als het gaat om bijvoorbeeld de uitnodiging voor een peuterkerk, kan een parochie er voor kiezen om mensen expliciet te vragen of zij een dergelijke uitnodiging willen ontvangen. En wat moet je doen als ouders zelf tijdens een bijeenkomst foto’s maken? Ben je daar als parochie voor verantwoordelijk? Sophie legt uit dat wanneer ouders op eigen initiatief fotograferen zij daar zelf verantwoordelijk voor zijn.
Aan het eind van de avond dankt vicaris Paul Verbeek de parochiebestuurders, caritasbestuurders, teamassistenten en pastorale beroepskrachten voor hun betrokkenheid en positieve inspanning.
- Zie rkkerk.nl/avg voor de praktische handleidingen, overige documentatie van het SRKK, aanmelden voor de nieuwsbrief AVG en vragen over persoonsgegevens en de ledenadministratie
- Mail vragen over de AVG in het Bisdom Breda naar: avg@bisdombreda.nl
