Op zaterdag 14 maart vond in de ruimtes van Bovendonk in Hoeven met twintig deelnemers de jaarlijkse bijeenkomst voor gebruikers van Navision plaats. De bijeenkomst krijgt altijd goede belangstelling. Een up to date en goed ingezette ledenadministratie is voor parochies ook van niet te onderschatten belang.
Na het welkom door Gerrit van Dieren van de afdeling financiën van het bisdom, inventariseerde Stef van der Steen, coördinator RK Ledenbureau bij IPAL (Interdiocesaan Platform Automatisering en Ledenadministratie) de vragen van de deelnemers. Hij ging daar vervolgens stuk voor stuk op in.
Navision is het programma voor parochies voor de ledenadministratie, de financiële administratie en de actie Kerkbalans (module Kerkbijdrage). Ook is voorzien in een module Begraafplaatsen, die echter nog niet veel wordt gebruikt.
Ledenadministratie en kerkbijdrage
Vragen die aan bod kwamen waren onder meer hoe je om kunt gaan met de verschillende adressen in een bejaardenhuis als dat huis zelf maar één adres heeft, en hoe je een jaar kerkbijdrage afsluit en een nieuw jaar opent. Stef van der Steen legde uit hoe je dit doet, maar ook dat je bij voorkeur alle informatie over de kerkbijdrage in één bestand houdt. Zo kun je verschillende jaren met elkaar vergelijken en nagaan of mensen die vorig jaar een bijdrage gaven, dat dit jaar weer deden.
Het benaderen van mensen die vorig jaar wel kerkbijdrage betaalden en dat dit jaar niet deden, is een belangrijke toepassing van Navision. Uit de recent verschenen Monitor Kerkbalans van het Kaski blijkt dat maar 5% van de parochies deze mensen benadert. Het niet betalen van de kerkbijdrage kan aanleiding zijn voor een herinneringsbrief, of om anderszins contact te leggen.
Pastorale inzet van de ledenadministratie
Stef van der Steen liet hij zien hoe je Navision inzet om parochianen bijvoorbeeld een verjaardagskaartje te sturen en hoe je selecties binnen selecties kunt maken. Wil een parochie bijvoorbeeld de ouders van dopelingen uit bepaalde jaren uitnodigen voor een kinderviering met Kerstmis, dan kan een selectie worden gemaakt van dopelingen uit die jaren. Via de hoofdbewoner per adres kunnen adressen worden geëxporteerd en geïmporteerd in Word, zodat een persoonlijke brief kan worden verstuurd. Het loont ook de moeite om e-mailadressen van doopouders in te voeren in de ledenadministratie, omdat dan in plaats van een brief -veel goedkoper voor de parochie- een e-mail kan worden verstuurd.
Segmenteren
Vanwege de actie Kerkbalans moeten parochies kunnen segmenteren tussen mensen die nog geen Kerkbalans betalen en mensen die dat wel doen. Aan parochianen die nog geen bijdrage geven, kan de parochie dan het algemene richtbedrag noemen (voor 2015 was dit € 115). Parochianen die al wel geven, kunnen worden herinnerd aan het bedrag dat ze vorig jaar gaven en worden verzocht hun bijdrage voort te zetten en indien mogelijk te verhogen.
Als iemand uit de ene parochie naar de andere parochie verhuist, kan de nieuwe parochie zien of iemand bijvoorbeeld het parochieblad ontving. Dat is een indicatie van iemands betrokkenheid op de Kerk en is belangrijke informatie voor de nieuwe parochie.
Administrateurs, parochiebestuurders, pastorale teams
Gerrit van Dieren: “Navision kan heel veel. Daarom is het van belang enig inzicht te hebben in het programma. Dan is het programma ook minder ingewikkeld dan het op het eerste gezicht lijkt.” Stef van der Steen: “Administrateurs in parochies kunnen vaak heel veel. Als bestuurders en leden van het pastoraal team hen de goede vragen stellen, kan er meer dan je denkt. Gebruik dus het potentieel van de ledenadministratie van de parochie.”
- Na de bijeenkomst ontvingen de deelnemers per e-mail nog extra informatie, waaronder een document dat aangeeft hoe selecties kunnen worden gemaakt: Selecties maken t.b.v. Kerkbalans
