Op de maandagavond 28 september vond op Bovendonk in Hoeven de ‘expertiseavond kostenbeheersing’ voor parochiebestuurders plaats. De ongeveer veertig deelnemers wisselden ervaringen uit en hoorden van een drietal parochies wat zij deden om kosten terug te brengen.
De eerste parochie was de Immanuëlparochie in Zevenbergen. Penningmeester John van Dijck en secretaris Wim Surewaard vertelden hoe ze met econoom Gerard de Rooij rond de tafel gingen zitten om samen naar de verschillende kostenposten van de parochie te kijken.
Programmakosten
Samenvoeging van parochies wordt ingegeven door kerkelijke krimp. Een fusie is een kans om kosten terug te brengen, maar ook een uitdaging bleek op de avond, want zeker de programmakosten dalen niet automatisch na een fusie. “Vroeger had elke kerk één koor,” vertelde een van de deelnemers, “Nadat kerken zijn gesloten, zijn er vaak meer koren per kerkgebouw. Dat wil zeggen dat de kosten voor de dirigenten en organisten blijven.”
Bij de programmakosten moet ook worden gedacht aan de kosten voor kopieerapparaten. Contracten daarvoor lopen vaak langere tijd door. Dat betekent dat er een gesprek met de leverancier nodig is om een contract open te breken.
Harmonisering
De aanwezige bestuurders constateerden dat het zaak is om in de samengevoegde parochie de financiële administratie te harmoniseren, zodat er wordt geboekt volgens een gelijke systematiek. Alleen zo ontstaat een adequaat inzicht in de kosten per locatie en kan blijken waar er mogelijkheden zijn voor besparing. Een parochie gaf aan dat er verschillen bleken te zijn in de energiekosten per locatie. Deze hadden niet te maken met de aard van het kerkgebouw, maar met de koorrepitites die in de ene plek in de kerk plaatsvonden, waarvoor de verwarming aan moest, en op de andere plek in een andere ruimte.
Parochies gaven aan dat regelingen rond vergoedingen voor vrijwilligers in de praktijk zo zijn gegroeid dat er verschillen zijn ontstaan per locatie. Vanuit een beleidslijn van het parochiebestuur voor het geheel van de parochie kunnen afspraken worden herijkt aan de diocesane regelingen, beter op elkaar worden afgestemd en vereenvoudigd.
Praktische tips
Op de avond werden onderling ook volop praktische tips uitgewisseld. Grotere samengevoegde parochies met meer kerkgebouwen kunnen bijvoorbeeld kiezen voor één leverancier, de onderhandelingen starten en zo besparen op de energiekosten. De Sint Norbertusparochie uit Roosendaal vertelde dat centrale inkoop van de kaarsen leidde tot een besparing van € 20.000 naar € 11.000. Bovendien wist men niet op alle kerklocaties dat je het kaarsvet van gesmolten gebruikte kaarsen weer kunt inleveren. Ook het parochieblad kwam ter sprake. Wanneer de ledenadministratie op orde is kan dit effectiever worden ingezet en de oplage gericht worden vastgesteld.
Kerkgebouwen
Het laatste praktijkverhaal voor de pauze was van vicevoorzitter Carel van Waes van de Elisabeth-parochie Midden Zeeuws Vlaanderen. Hij vertelde over kostenbesparingen in relatie tot het gebouwenplan en het personeelsbeleid
De Elisabethparochie ontstond in 2003 uit de samenvoeging van zeven parochies in vaak kleine dorpen. Tekorten noodzaakten de parochie tot het in overleg met het bisdom terugbrengen van de kosten voor pastoraal personeel en kerkgebouwen. De parochie doorliep een intensief proces, waarbij drie van de negen kerkgebouwen open bleven en zes gebouwen werden gesloten. Vijf daarvan zijn inmiddels verkocht. De kosten voor de gebouwen daalden van 2011 tot 2015 met ongeveer 50%. De kosten voor personeel werden teruggebracht met iets minder dan 40%. Doordat alle posten in de parochie goed onder de loep werden genomen, kon het tekort van de parochie in deze jaren terug worden gebracht van plus minus € 150.000 naar € 50.000. De vicevoorzitter benadrukte het belang van zorgvuldige besluitvorming en veel communicatie in deze periode. Ook sprak hij over de noodzaak om een nieuw parochieperspectief te ontwikkelen en oog te hebben voor parochianen van wie het kerkgebouw is gesloten. Zij moeten zich welkom weten en ruimte krijgen op de plek waar ze zich aansluiten.
Na een levendige uitwisseling tijdens de pauze ging de tweede helft van de avond verder met een onderling gesprek, waarbij aanwezigen elkaar suggesties aanreikten voor verdere kostenbeheersing. Dat varieerde van zuinig omgaan met energie en het kritisch bezien van contracten en abonnementen, tot het attent zijn op spooknota’s. Ook werd gesproken over de kosten van verzekeringspremies en de mogelijkheden van een alternatieve verzekering.
- De expertiseavond kostenbeheersing was een vervolg op de expertiseavond fondsenwerving die plaatsvond op 10 september 2014 (‘Geldwerving door parochies en de actie Kerkbalans’).
Expertise-avond kostenbeheersing 28 september 2015
Verzamelde suggesties voor kostenbeheersing, uit de inleidingen op de avond en de voorbereiding op de avond, aangevuld met opmerkingen en suggesties van de deelnemers aan de expertise-avond.
- Kostenbeheersing is geen doel op zichzelf, maar helpt parochies middelen beschikbaar te houden voor het programma van de parochie;
- In een grote parochie: vergelijk de kosten van de parochiekernen, en probeer aan en van elkaar te leren (bijvoorbeeld als de uitgaven voor bloemen in de ene parochiekern aanzienlijk hoger zijn dan in de andere parochiekern);
- Centraliseer de financiële administratie en de betalingen; laat nota’s accorderen alvorens te betalen; hanteer één softwarepakket voor de (financiële) administratie;
- Werk met budgetten voor de parochiekernen en voor werkgroepen – stel budgetten op samen met kasbeheerders en betrokkenen;
- Bezie kritisch alle uitgaven (ook automatische betalingen, contracten, abonnementen, telefoon, internet): wat is nodig, wat kan eventueel goedkoper;
- Centrale inkoop van kaarsen,energie, papier, kopieercontracten etc. geeft mogelijkheid tot forse kortingen;
- Ga zuinig om met energie (verlichting aanpassen; kachel in kerk tijdig uitzetten, koorrepetitie niet in de kerk in de winter, secretariaat alleen verwarmen tijdens openingsuren; nb minder verwarmen in de kerk leidt tot minder condensvorming en tot minder zwamvorming – ook goed ventileren is van belang)
- Ga zuinig om met energie: verken mogelijkheid van zonne-energie
- Kopieerapparatuur: centraliseer drukwerk, breng kopieervoorzieningen terug tot het niveau dat nodig is, probeer te dure contracten aan te passen;
- Parochieblad: Mogelijkheden om te sturen zijn werken met advertenties, de oplage aanpassen (wie ontvangt het blad: vrijwilligers, parochianen die meedoen aan parochiebijdrage, alle parochianen, alle bewoners…); frequentie (maandelijks, zes keer per jaar, vier keer per jaar); relatie met digitale nieuwsbrief en website;
- Wanneer drukwerk wordt uitbesteed: vergelijk offertes
- Onderzoek uitgaven voor kerkmuziek
- Is opname in de telefoongids wenselijk?
- Wees attent op spooknota’s
- Kunnen brieven in de parochie worden bezorgd door vrijwilligers?
- Kan reparatie ook (bijvoorbeeld van een gasketel, luidspreker) in plaats van vernieuwing?
- Zorg voor een goede lijn waar het gaat om vergoedingen voor vrijwilligers, maar bezuinig niet op waardering voor vrijwilligers
- Lijfrentecontracten: ben alert op toegezegde bedragen
